关于协会秘书处内部管理规章制度制定和修订

中国工程机械工业协会物品采购管理规定

第一章 总则

第一条为了规范协会的物品采购，降低物品采购成本，及时满足日常工作需要，加强物品采购的监督管理，特制定本规定。

第二条协会为开展日常工作而采购的办公用品、电脑、办公家具、办公耗材、电话卡、印刷品、资料等物品均属于本规定的范围。

第三条协会固定资产的购置适用本规定。

第二章 物品采购的管理

第四条为了有效地降低采购成本，物品采购原则上由办公室按照物品采购计划集中统一采购，统一管理。各部门在每年年初制定切实可行的相对准确的物品采购计划，送办公室进行汇总，由办公室上报协会领导批准后，作为全年物品采购的执行依据。

第五条因工作需要进行的临时的计划外采购物品，由经办部门提出书面采购申请经办公室初审并报协会领导批准后方可实施，并按照规定进行入库、领用和报销。

第六条各类日常办公用品、低值易耗品的购置，由办公室列出计划，报协会领导批准后进行采购。

第七条采购时应进行多方比价，货比三家，择优择廉购买，1000元以上的物品，作好市场询价记录，同时保管好市场询价记录以供以后参考和审核，保管期限为一年。

第八条采购商品单价在5000元以上或采购合同金额在5000元以上的或有经常供货行为的(一年内有3次以上)，必须与供应商签订采购合同。

第九条《采购合同》一式四份，供需双方各执两份，一份由办公室保存备案，一份由财务部保存。

第十条办公用品及低值易耗品的购置，必须有两人以上在送货单或发票上签名确认。

第十一条固定资产的购置(按照协会固定资产管理制度对固定资产的定义进行归类)，由各部门向办公室提出申请，报协会领导批准后由办公室组织采购。购置固定资产必须办理固定资产验收手续(附固定资产验收单，由使用人、采购人、办公室共同验收)，验收合格才能入库。

第十二条各部门对所购买之物品应小心使用，并负保管职责，因可归责之事由而导致重大损害时，责任者应负担损害及赔偿责任。

第十三条办公室负责对领取物品进行登记、使用管理(属于固定资产的按照固定资产管理制度完成登记工作)，并每年按照财务管理要求进行物品盘点。

第三章 发票入账及付款程序

第十四条采购人员必须严格按照要求办理物品入库手续。

第十五条物品采购付款原则上先入账后付款，特殊情况下需预付款的单位，经协会领导批准，可以办理采购预付款手续。

第十六条采购付款具体程序如下：

(一)物品采购由采购人员办理验收入库，发票入账手续后，方可进行申请付款审批。

(二)申请付款，由经办人填写支出凭单，经财务审核、协会领导签字批准后，方可办理付款手续。

(三)需要预付款的采购，直接填写支出凭单，经财务审核、协会领导签字批准后可先办理付款手续，财务部据此挂账，待物品验收入库，发票来到后再由经办部门办理入账手续冲账。

第四章 附则

第十七条本规定自2014年1月1日起实行。协会原有制度或规定与本规定不一致的，以本规定为准。

第十八条本规定由综合部(办公室)、财务部共同负责解释。

二○一三年十一月二十八日

责任编辑：Eason