关于协会秘书处内部管理规章制度制定和修订

中国工程机械工业协会费用报销管理规定

第一章 总则

第一条为了加强协会的财务管理，完善协会的报销程序及规定，合理控制日常费用，根据国家有关财经法规的规定，结合协会的实际情况，特制定本规定。

第二条本规定适用于协会各部门的日常费用报销。分支机构可以结合自身情况自行制定费用报销管理规定，报总会批准备案后执行。

第二章 费用报销和审批的规定

第三条费用报销包括服务费、交通费、通讯费、招待费、咨询费、审计费、临时出国费、资料费、办公用品费、培训费、会议费等各项管理费用以及特殊的财务费用支出。

第四条费用报销的基本流程：

经办人填写报销单、粘贴相应票据财务预审部门负

责人签字财务部门负责人签字协会领导签字出纳签字付款

第五条在保证正常工作需要的情况下，各部门和协会工作人员应严格控制各项费用支出。协会对费用支出实行分类管理：

(一)业务招待费、临时出国费、办公用品费、培训费、会议费等实际发生的各种费用实行年度总额控制管理，招待费报销按照协会对外接待办法标准执行，交通费报销根据协会在岗职工工作需要据实列支。

(二)其他常规项目的费用支出，如：房屋租赁费、保险费等，实行据实列支的办法。

(三)其他非常规项目的费用支出，如：广告宣传费、审计费、咨询费等一律实行专项审批报销的管理办法。

第六条日常借款的规定：

(一)协会各部门和员工因工作需要借用现金(或支票)时，需填写借款单，按照协会货币资金、票据管理规定履行审批程序。

(二)借现金，应在借款单上详细填明借款事由、借款金额、借款人。借支票时应填明借款人姓名、事由、收款单位全称，并且在支票登记簿或支票存根上签字。

(三)借款必须及时清缴，现金借款报销期限为30天(12月份除外)，借支票报销期限为10天。未在规定时间内来结清借款的，财务部暂停继续借款，差旅费借款按照协会差旅费管理办法相关规定执行。

第七条费用报销的基本要求：

(一)报销时应按规定的要求填写报销单，报销单内容要真实、完整(包括：报销人、报销金额大小写、部门、日期、所附单据、报销事由等)，签字审批手续要齐全。

(二)报销时，应按费用类别整理报销单据，分别填写报销单。严禁将不同类别费用单据，合并填写报销单，否则财务部门可以将单据予以退回。

(三)对报销的原始单据，必须有按发票管理规定的品名、单位、数量、金额及内容，字迹要清楚，不得涂改、挖补，发票上必须盖有开票单位合法有效印章，发票上的客户名称必须为协会全称。对内容不完整，填写不正确、不合法等无效的报销单据，财务部门有权予以退回或不予报销。

(四)单据要求用签字笔填写，报销单后所附单据必须用胶水粘贴整齐，不能使用订书针、曲别针等简单固定。

第八条报销和借款的审批权限：

(一)部门领导以下人员发生的费用和借款，经部门主管或主管副秘书长、财务负责人审核后，由协会领导批准后方可报销。

(二)部门主管、副秘书长发生的费用和借款交财务负责人审核，由协会领导批准后，方可报销。

(三)秘书长、副会长发生的费用由财务负责人审核后，由协会会长批准后报销；会长发生的费用由财务负责人审核后，由协会秘书长或副会长批准后报销。

第九条财务部门在每月结账后，应及时清理各部门借款情况(包括借用现金和支票情况)，并通知各部门。

第十条对于超过一个月仍不能报销的款项，财务部门应通知借款人及时办理报销手续，借款人应在收到通知后三个工作日内，办理报销手续。

第十一条对于通知后仍不能报销的，借款人应向财务部门提交书面说明，经部门主管或主管副秘书长、财务负责人和协会领导签字同意后，方能继续挂帐。对没有在规定时间内办理上述手续的，财务部门将停止其办理其他借款和报销事项。

第十二条当年费用必须当年报销，不允许当年费用跨年报销，如因特殊情况在年末无法报销的，须在年末向财务部进行书面报告，说明原因，提供相关证明,经批准后方可跨年报销。凡报销以前年度费用而事先没有向财务部提供书面报告并批准跨年报销的，财务部门可以不受理，其后果由报销人自负。

第十三条为简化手续，下列费用在正常开支范围内无须每次报批，可以进行集中汇总报告，但在费用开支异常时必须及时向协会领导汇报。

1、各种应交税金(不包括印花税)；

2、各月应交养老保险、失业保险、工伤、生育保险等相对固定的费用；

3、向金融机构办理结算业务时发生的手续费等。

第三章 附则

第十四条本规定自2014年1月1日起实行。协会原有制度或规定与本规定不一致的，以本规定为准。

第十五条本规定由财务部负责解释。

二○一三年十一月二十八日

责任编辑：Eason