非洲驻华使节湖南行 三一国际接待走向职业化

毫无疑问，随着多年布局发展海外市场，三一已经成为了一家国际企业。随之而来的是，来访客人中的外国面孔也越来越多。此次的非洲驻华使节湖南行，是湖南近年来规模最大、规格最高的一次对外经贸活动，也是对承办方三一的一次大考验。最终，三一得到了“无与伦比”的称赞。

接待中，三一工作人员行动井然有序

为了更好地接待，会议室改变了格局，还改善了很多细节

专项改善走向职业化

对于一家企业而言，接待能力不会成为人们评判它实力的硬性指标，但会影响客户根据考察过程中的体验对企业进行综合判断。

去年，客户接待能力不足曾被作为“十大问题”之一被提出，并要求改善。三一重工总裁向文波率先提出四个“焕然一新”，并躬身示范。在多个部门配合下，长沙产业园旧貌变新颜。许多来访客人都会说，这是自己见过的最整洁的工厂。

产业园的改变还不止于此。客户接待提升小组旋即成立，小组按照项目管理机制运转。访谈调研，让项目小组获得了百余条建议，并据此明确提升意见和详细改进措施。

去年10月底，新版行政接待系统也正式上线。通过信息化手段，客户接待形成了接待申请、执行订单、总结评估、回访再到继续改善的闭环管理，并实现了围绕客户接待的人、财、物最优组合。

一系列改善措施使得三一的客户接待有了明显提升，明确的分工、专业的培训、客户满意度的提升、日益增强的接待意识都说明，三一的客户接待已经逐渐走向了职业化。

“非洲大考”让接待再进步

对于具有丰富的接待经验的三一来说，接待大团队或外国团队是常有的事，但是接待来自36个非洲国家驻华使节团尚无经验。

得知使节团来访的第一天开始，庞大的接待团队就运转了起来，带动产业园里也发生了变化。环境更加整洁了，显示屏的字幕换了，同传设备和新的扩音设备也到位了，还有一系列的培训、环境改善、细节优化也快速铺开，从展览馆到会议室，从参观路线到午宴菜单，从绿色植物到座签纸，都进行了调整。

使节团到达三一的当天，三一标志的车辆一字排开静候一旁，车门边是身着统一制服，戴着白手套，面带微笑的驾驶员。上车后，饮用水、纸巾等物品一应俱全，以供乘客随时使用。来到一号楼，环境整洁，花卉精致，一旁的报架上，报纸与画册齐全，大堂吧被布置成了一个适合浅谈的环境。所有的接待员服装、妆容、举止，甚至是一个微笑，都力图让来访客人感觉舒适。

走进会议室，氛围隆重，物品摆放整齐，两排座位间留着一人宽的空间方便出入。每个座位前都摆放着一面国旗，使节可以根据国旗迅速找到自己的座位。这正是接待人员忙碌了一晚的结果。前一天下午，这间会议室刚刚才开完另外一个会议，又被安排作为大使座谈场地，需要紧急翻厅。平日的练习起了作用，物业部负责桌椅摆放，接待员各司其职，像流水线一样摆好了物品，再用绳子为标准一拉直，即完成了任务。

午宴时，实行了中式菜品分餐制。佩戴白手套的服务员传菜、上菜，连上菜时间都准确控制，如果对菜品有所疑问，服务员还能用英文进行简单的回答，当然这也离不开事先的培训。

在这次“非洲大考”中，接待团队开动脑筋，详细策划，不仅圆满完成接待任务，而且还积累了不少经验，让三一接待能力更进一步。

让实战成为教材

6月13日，非洲国家驻华使节离开了湖南，三一的接待任务也告一段落，但是这并非是结束。

“‘一对一’联络制度是本次活动能够顺利进行的关键因素之一。”“建议今后选择酒店时考虑活动前后酒店的接待量。”“应该加强部门衔接，部分细节服务未到位。”6月18日，行政公关总部为此次接待召开了一次总结会，这也成为了一场“纯干货”的分享会。

会上，大家分享了过程中的亮点，发现细节成为了获得高度评价的关键，无论是特意布置的祈祷室，还是来自埃塞俄比亚的咖啡，无论是中英法同传讲解，还是“一对一”联络专员，都获得了来宾的肯定。花卉布置也进行了创新，会议室里的庄重而不失生机，等待区的则清新可爱。据了解，这是接待团队特意请专人根据整个环境来设计并布置的，效果比以前大大增加。“专业的事让专业的人来做”，也成为了许多人的共识。

同时，大家也提出了许多不足及未来发展建议。大家都认为，这次的接待足以作为一本珍贵的教材，下一阶段将针对梳理出来的经验和不足进行学习。

责任编辑：Eason