【专栏】干货,配件库存状态的定义与评估

2021/05/10 10:42第一工程机械网特邀作者叶京生

服务型企业为了保证客户需求,必须存储一定数量的配件库存,以缩短交货期,提升服务的及时性。因此,服务型企业的配件库存必不可少,否则就无法保证客户的满意度。

评估配件库存状态十分必要

服务型企业经营的时间越久,通常配件库存里积压的问题就越严重,背后的原因是多方面的。

配件库存状态的定义与评估

首先,库存呆滞产生的主要原因还是缺少需求预测,没有预测工具,靠经验做库存计划一定会出问题。

其次,服务与生产不同,生产可以严格地按照计划做供应链配送,服务却无法做出准确的计划,因为很难预测客户需求。因此,无论企业配件库存计划做得多好,总会有呆滞库存产生。

第三,很多企业对呆滞库存缺少处理预案,积压10年的配件仍然存放在仓库里,明知道已经没人需要,却不愿做打折或报废处理,怕影响企业的财务报表。特别是上市公司或国营企业,担心影响公司的股价,或怕承担国有资产流失的政治风险,导致很多呆滞库存无法处理,只好继续放在仓库里,占用存储空间,还要年年盘点,让损失继续扩大。

此外,公司内部责任不清,常常导致盲目增加库存。例如,库存计划人员只对配件现货率负责,他就会尽量多采购,多库存,以便做到客户需要什么,仓库里有什么;仓库管理人员只对配件仓库负责,做到配件找得到,数量对,质量好,库存不丢,不锈,不损坏。可是,谁对库存的准确性负责?谁对呆滞库存造成的损失负责?“我们只对客户满意度负责!”一句理直气壮的话,开脱了所有人的责任。可是,我们想过没有:如果企业的资金都变成了难以周转的呆滞库存,企业拿什么来满足客户需求呢?

很多服务型企业的库存现状是:好卖的配件没有库存,有货的配件无人问津,企业配件库存金额不断增加,可是配件现货率和库存周转率却在双双下滑,企业既不能满足客户的需求,又无法赚到配件的利润,赚的钱又变成了库存,完全是一种双输的局面!

所以,及时评估配件库存状态十分必要,因为很多老板并不了解企业配件库存中存在的问题,让他们知道哪些库存是好库存,哪些库存有风险,就可能及时处理这些风险库存,避免造成更大的损失。同时,停止采购无效库存,增加周转库存的存量,更充分满足客户的需求。

库存状态定义是评估库存的基础

没有标准就无法评估,错误的标准会导致错误的评估结果。所以,首先要定义配件的库存状态,知道什么是健康库存?什么是过剩库存和呆滞库存?

多数企业都是根据存储时间和流动性来区分过剩库存和呆滞库存,很多企业把存储时间超过2年的库存定义为呆滞库存,即2年不流动的库存就是呆滞库存,而矿山企业多数以3年不流动来定义呆滞库存。

某知名工程机械企业的定义是:存储时间超过2年且2年内没有销售过的配件即为呆滞库存,存储时间2年以内,但存储量超过1年销量的库存即为过剩库存,其余则是健康库存。看上去这个定义十分严谨,但实际上存在很多漏洞。

首先,把呆滞库存定义为存储时间超过2年实在是太宽松了,2年以后我们即使发现了O型圈、垫片和橡胶件等配件呆滞,也已经太迟了,这些配件只能做报废处理,给企业造成损失。那么库存评估的意义在哪里呢?

其次,很多企业可以每周采购配件补充库存,一年中有至少50次机会来补库,为什么要提前储备超过一年需求的库存?早存进来资金占用的周期更长,风险也更大,除非供应商有优惠促销政策,否则过量储备就是错误的决定,是库存计划人员的失职!

第三,假如采购人员又错误地采购了一件已经呆滞的配件,结果却让人大吃一惊:原本已经呆滞的库存,由于不再满足存储时间超过2年的条件,奇迹般地变成了过剩库存甚至是健康库存!明明由于采购失误让风险增加了,评估结果却是库存风险降低了,岂不荒唐?!

定义库存状态的目的,是为了了解配件库存的健康情况,采取必要措施避免库存风险。库存定义如果错了,库存评估结果也会南辕北辙。

配件库存状态的定义与评估

笔者在《从进销存系统到三箱库存管理模型》一文中,提出了根据订货周期、交货期和安全库存建立起来的三箱库存管理模型,从而精确地计算配件的健康库存水平。在健康库存水平以下的都属于健康库存;超过健康库存水平,但低于12个月预期销量的是过剩库存,这些库存虽然存多了,但总体风险可控;而超过12个月预期销量的都是呆滞库存。

按照上述库存状态的定义,呆滞库存就是一种预见性的定义,与存储时间无关,有些配件在入库当天就已经呆滞了,只是我们2年以后才发现,而且可能已经太迟了!根据这种定义,快速周转配件如果采购量太大,也可能出现呆滞库存,这让我们在做计划时就能及时发现风险,通过预警避免过量采购,对已经入库的呆滞库存提早促销处理;而慢速周转配件,只要在合理的数量之内,也不一定就会变成呆滞库存。

正确的库存状态定义和评估,是降低呆滞库存的第一步,评估能帮助企业看清自身库存中存在的问题,停止错误的采购策略,比如:企业每周都可以补充库存,为什么要一次采购超过一年销量的配件?这种做法从资金成本和呆滞风险上看,都是不明智的决策。

库存策略是改善库存状态的手段

呆滞库存不会自己产生,库存问题只是计划问题的反映,而库存策略则决定了企业的库存质量。

有些企业提出不惜代价满足客户需求,计划人员当然就会不断地增加库存,即使这样做很盲目,因为缺货是他们的责任,呆滞却不是。另一些企业深知呆滞库存的风险,对库存控制很严,规定配件存储超过6个月都属于呆滞库存,计划人员当然就会只采购快速周转配件,如:滤芯,油品等,而对那些维修服务需要的慢周转配件一律不存,以避免产生呆滞。这样做的结果,会造成大量的缺货,导致客户抱怨和流失。

管理好配件库存需要建立一种平衡的哲学,平衡现货满足率与库存周转率,平衡客户满意度与投资回报率,配件现货率太低,客户会大量流失,企业就赚不到钱;库存周转率太低,企业也赚不到钱,当然也没有钱继续投资配件业务。所以,片面追求某一方面是不正确的,最终也会影响另一方面目标的达成。

按出库频率和配件单价分类及库存策略

按出库频率和配件单价分类及库存策略

上图展示了配件按照出库频率和配件单价分类的四个象限。显然,第二象限(频率低、单价高)的配件要严格管控,能不存就不存,能少存就少存,而第四象限(频率高、单价低)的配件要重点储备,保证充足的库存,绝对不能出现缺货。所以,对于不同类型的配件要有不同的库存策略,才能取得事半功倍的效果。

库存健康管理与人体健康管理的原则完全相同,就是六个字:管住嘴,迈开腿。人每天需要吃饭来补充营养和能量,同时也需要一定的运动来保持身体健康,消耗不必要的脂肪,平衡每天吸收与消耗的能量。如果吃得少,消耗多,人就会消瘦;如果吃得多、消耗少,体重就可能增加,影响人体健康。

库存管理也是如此,“管住嘴”就是要控制好配件采购,不早采,不超采,“迈开腿”就是配件营销和打折处理呆滞库存。如果采购入库金额小于配件出库金额,库存就会降低,就可能出现库存不足、配件缺货的情况。同样,如果入库金额超过出库金额,库存就会增加,导致库存周转率下降。

库存增加,配件销售也在增加,不一定会出现呆滞问题。在库存管理中,企业必须关注库存周转率这一指标,库存周转率下降,就意味着库存增加的速度超过销售增长速度,库存效率正在下降,必须引起企业的重视,否则迟早会出现呆滞库存问题。

作为库存计划人员,必须根据企业的库存策略做好计划,斤斤计较,严格管控,这样才能将呆滞库存控制在较低的水平,避免给企业带来浪费和损失,而这一切都是建立在正确评估库存状态的基础之上。

责任编辑:Zeshuai

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