【专栏】我的库存管理哲学:多既少 流则清 不盲目采购

2020/12/21 10:09第一工程机械网特邀作者叶京生

中国工程机械行业服务后市场的竞争十分激烈,其中配件市场首当其冲,维修服务主要是为了留住用户,增加用户“流量”,由于很多制造商喊了多年的“免费服务”,要想从工时费中赚钱已经变得十分困难,配件才是后市场的主战场,制造商、经销商、供应商、配件店、修理厂、背包客和互联网平台等“玩家”无一例外地都盯上了这块价值千亿“蛋糕”。

作为生产资料的工程机械设备,施工条件十分艰苦,对设备完好率要求很高,一旦设备出故障就可能影响工期,所以对服务及时性要求很高。现在的维修工作以更换零件为主,缺少零件就意味着设备停机。

配件经营者最害怕的就是零件缺货,因为几乎没有客户愿意等待配件,缺货就意味着订单流失,甚至客户流失。为此配件企业都千方百计地增加库存,提高现货满足率,争取做到要什么有什么,要多少有多少。由于缺少对市场零件需求的预测工具,导致很多企业过剩库存和呆滞库存增加,配件库存周转率下降,配件业务赢利能力降低,影响到企业现金流,增加了库存风险。据初步估计,中国市场上各种配件企业的库存高达几百亿,而库存周转率平均仅为2.5次/年,赢利能力不高。

库存管理

库存管理

几十家主机厂、几千家零部件供应商和经销商、上万家配件店和修理厂,他们手里拥有的配件库存越来越多,每个企业的仓库里都放着很多积压超过2年的零配件,可缺件停机的情况仍然时常发生,造成经济损失和客户不满。

出现这种情况的主要原因,除了缺少配件库存管理的专业人员,缺少市场需求的预测工具,很多企业对库存管理的哲学也存在认知上的偏差。下面就谈谈我的库存管理哲学。

既是天使,又是魔鬼

库存是人类社会最伟大的发明之一。库存是“天使”,因为缩短了交货期,提高了客户满意度,可以说没有库存就留不住客户。90%以上的用户在发现企业缺少他们所需要的零件时,都会转身去其他商家购买,除非这种零件没有替代且独家供应,用户才会等待。因此,老板们总是追求“要什么,有什么”,希望通过最全的配件库存吸引更多的用户,结果库存的配件越来越多,赚到的利润都变成了库存,很少有人计算他们的投资回报率。

当客户需要一个不常用的零件、企业又缺货时,经验丰富的配件管理人员通常会订购2件回来,1件卖给用户,另一件存在仓库里,这样下一个用户需要时,他们就能提供现货。他们的想法很好,可惜没有人计算过下一次用户需要这个零件的概率有多高,这个零件库存的投资回报率有多大。多数情况下,在只有一次零件需求情况下就做库存,并非最合适的选择,除非零件的利润率很高。

从事配件业务的企业首先必须明白一个道理:服务型企业既无法做到“零库存”,也不可能做到“要什么有什么”,那会导致事倍功半,让企业的库存成本大到无法承受,把库存从“天使”变成“魔鬼”。

多既少,少即多

有时候我去企业考察,企业的领导洋洋得意地给我展示琳琅满目的零件货架,告诉我仓库里存了几千万的零件库存,我心里总是在想:天呐!这么大的库存量,是喜,是忧?

很多人以为配件库存量越大,满足客户需求的概率就会越高。这种想法十分天真。我的观点是,只有周转库存才能满足客户的需求,而无效库存(即过剩库存和呆滞库存)只能是企业的累赘和负担,对现货满足率没有任何贡献。依靠经验来管理库存,常常是被动地应对市场需求,一旦出现短缺,立即增加库存,最终会降低库存的效率。请记住:所有的短缺,最终都以过剩收尾,而所有的过剩,都是从短缺开始,结果是库存越来越大。

每家企业最缺的不是库存,而是资金,因为资金是有限的,库存积压越多,可用的资金就越少,最终连需要补库的资金都没有了,就会造成更严重的缺货。这就是为什么很多企业的库存量越来越大,可缺货的情况却越来越多的原因。相反,如果资金没有浪费在无效的库存上,就有更多的钱去买需要的零件。

无效库存放得再多,对满足客户需求也没有帮助,重要的是做好需求预测,知道该存什么,不存什么,而不是盲目地增加库存。某工程机械企业采用了柚可信息科技的智库管家®系统,10个月后减少了上千万配件库存,总库存量降低了约20%,可现货满足率却提升了20%。所以,多即少,少即多。

流则清,滞则浊

在苏州生活时,我发现城区里有很多条小河穿过,形成独特的姑苏风景,因此被称为“东方威尼斯”。可是,夏天这些小河的味道却不佳,原因是京杭大运河已经改道绕过苏州城区,导致市里的小河水流很慢,水质也在逐年下降。水,流则清,滞则浊。

库存管理也是如此,健康的库存必须转起来,库存周转率就是配件业务的运营效率,周转库存能给企业带来效益,周转越快收益越高;相反,过剩库存和呆滞库存却导致库存周转率下降,影响企业资金的回笼速度和投资回报率。所以说:转则赚,滞则亏。

在毛利率相同的条件下,周转率10次/年是周转率5次/年回报率的2倍,考虑到每年25%的库存持有成本,周转率低于1次/年的配件库存很可能出现亏损。

专业的库存管理就是在库存周转率和现货满足率、在投资回报率与客户满意度之间寻找最佳平衡点,既满足客户的需求,又为企业带来经济效益,片面追求某一方面都会出现问题。

管住嘴,迈开腿

配件库存管理与人体健康管理的理念相同,无效库存就是人的脂肪,清理呆滞库存和坏账计提就相当于抽脂减肥,不仅伤害身体,而且只有短期效果。如果不能做好需求预测,盲目采购配件,就如同管不住嘴的人,库存(体重)的反弹将不可避免。

“管住嘴”就是做好市场需求预测,根据预测做好配件采购和库存管理,不盲目采购,不超采,不早采,保证采购与销售之间的动态平衡。如果一家企业一年采购了100万配件库存,可销售配件的出库金额只有50万,采购与销售之间的差额一定滞留在仓库里,导致库存量增加50万,成为无效库存(脂肪)。

“迈开腿”就是增加配件销售,改变“坐商”传统,主动满足以后的配件需求,让配件库存周转起来。这项工作也包括积极地处理积压库存,例如:优惠促销,企业间调拨,打折处理,退回供应商,报废和坏账计提等。

人要保持健康就必须锻炼身体,保持饮食平衡。库存要保持健康也必须周转起来,保证购销平衡。

赌徒永远赢不了赌场

现在很多企业都出现了库存呆滞问题,经营时间越久,库存积压越严重,缺少市场需求预测,仅仅依靠经验来做库存计划行不通。配件种类繁多,十分复杂,依靠经验和感觉来做计划就像赌博,赌徒可能赢一次,长远来看赌徒永远赢不了赌场,因为赌场的经营靠的是数理统计。

库存计划要学赌场,而不是学赌徒,永远不要低估配件业务的可重复性,建立市场需求的数学模型,利用配件的出入库历史数据进行挖掘,科学地预测未来的市场需求,计算每一种零配件售出和积压的概率,斤斤计较,从而决定零件是否库存和库存的数量。

智库管家®系统根据市场需求的历史数据和数学模型,结合企业的现货满足率目标、订货周期、交货期、需求数据的波动方差等因素,将零件分为快速、中速和慢速周转零件,对每种零件采取不同的库存策略,精准地计算每一种零件的库存量,以便最大限度地降低呆滞风险,提高现货满足率,同时分析当前库存的健康情况。

很多老板以为,配件多放几年,迟早都能卖出去。这是极其错误的观点。大量的库存数据统计结果表明:12个月里没有需求的零件,24个月后实现销售的概率还不到5%,库存时间越久,实现销售的概率越低,考虑到库存持有成本和设备零件的技术更新,呆滞的风险在逐年上升。服务后市场最值钱的是零件,最不值钱的就是库存!忽视呆滞库存的问题,企业就可能出现资金断裂,最终面临倒闭的风险。

很多企业的财务报表上,只看到配件业务赚到的利润,却看不到配件库存的成本和呆滞风险,而这些风险却是真实的存在。人永远赚不到超过自己认知范围的钱,除非是靠运气。人们所赚的每一块钱,都是对这个世界认知的变现。靠运气赚到的钱最后往往又会凭实力亏掉。靠经验和运气赚钱的时代已经过去,企业需要深刻理解库存管理的哲学,找到科学的方法,不然企业的经营就会越来越难。

疯狂=重复老方法却期待新结果

我听过一个笑话:一位演讲者讲了一个笑话,听众哄堂大笑。在演讲中他又讲了一次相同的笑话,只有少数人还在笑。之后他又一次次地重复这个笑话,慢慢地已经没有人笑了。他微笑着问听众:“你们不觉得重复讲的笑话好笑,可为什么会为同样的事情一次次哭泣呢?”很多人都是这样,每次都为同样的事情抱怨,为什么不想办法解决问题?这样你就不需要抱怨了。

遇到困难采取行动改变世界的人成为精英,收获尊重和财富;遇事只会抱怨的人永远待在社会的底层,被人忽视,收获贫穷。这就是世界上最残酷而又公平的生存法则。

在库存管理中,很多企业明明知道凭经验做库存计划靠不住,给企业造成的呆滞库存越来越多,每年都为处理库存积压而发愁,却不愿改变原来的做法,学习需求预测,降低呆滞库存的产生。呆滞库存一旦产生,很难再退回给供应商,最终成为企业的损失。爱因斯坦说过,疯狂就是重复相同的事情却期待不同的结果。

解决呆滞库存的最佳方法就是避免存入呆滞库存。很多企业嫌麻烦,因为要做好需求预测就需要数字化转型,对必要的数据进行分析,还需要培训、学习、投资和使用预测工具,很多老板抱着侥幸的幻想:也许明年那些积压的零件就能卖出去了!不愿做出改变的人,只好等待时代来改变你们。

责任编辑:Yaodl

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